Tukar Barang

Tukar Barang dipakai saat pelanggan mengembalikan barang dari transaksi yang sudah selesai dan langsung mengambil barang lain. Satu aksi mencatat dua hal sekaligus: barang yang dikembalikan (stok kembali) dan penjualan baru untuk barang pengganti, lengkap dengan selisihnya.

Tukar Barang atau Refund?

Pilih Tukar Barang bila pelanggan mengambil barang pengganti di toko saat itu juga.
Pilih Refund bila pelanggan hanya mengembalikan barang dan tidak membeli apa pun. Lihat Riwayat Transaksi.

Tanpa fitur ini kasir harus refund dulu lalu membuat transaksi baru — dua langkah, dua struk, tanpa tautan. Dengan Tukar Barang, transaksi baru bertaut ke transaksi asal.

Siapa yang bisa

Izin Tukar Barang (pos.exchange) di Hak Akses. Default aktif untuk Owner dan Manager, nonaktif untuk Kasir.
Mengembalikan selisih ke pelanggan (barang baru lebih murah) sama dengan refund, jadi juga butuh izin Refund. Tanpa izin itu, pilih barang pengganti yang nilainya sama atau lebih.
Wajib mengisi Alasan dan PIN Otorisasi, seperti refund.
Perlu shift yang terbuka, seperti penjualan biasa.

Langkah-langkah

Buka Riwayat Transaksi, pilih transaksi asal, lalu tekan Tukar Barang. Tombol ini hanya muncul bila Anda punya izinnya dan masih ada barang yang bisa dikembalikan. Halaman Tukar Barang punya tiga langkah: Barang kembali, Barang baru, Selesaikan.
Barang kembali — “Pilih barang yang dikembalikan pelanggan”. Atur jumlah per barang. Barang yang sebagian sudah dikembalikan ditandai “Sudah dikembalikan [jumlah], sisa [jumlah]”; jumlah tukar tidak bisa melebihi sisanya. Bila semuanya sudah dikembalikan, muncul “Semua barang di transaksi ini sudah dikembalikan.” Tekan Lanjut pilih barang baru.
Barang baru — bagian Barang pengganti / Tambah barang. Cari lewat kolom “Cari nama produk atau SKU”, lalu tambahkan barang (pilih varian bila ada). Minimal satu barang pengganti. Tekan Lanjut selesaikan.
Selesaikan — kartu ringkasan menampilkan Kredit tukar, Total barang baru, dan selisihnya. Isi Alasan dan PIN Otorisasi (“Masukkan PIN”), atur pembayaran atau pengembalian selisih (lihat di bawah), lalu tekan Proses Tukar Barang. Tombol baru aktif setelah alasan dan PIN terisi.
Setelah berhasil muncul “Tukar barang berhasil” dengan “Nota baru [nomor]”. Tekan Lihat Struk Tukar untuk mencetak/membagikan struk, atau Kembali ke Transaksi.

Tiga kasus selisih

Nilai barang yang dikembalikan menjadi kredit untuk membayar barang pengganti. Kartu ringkasan menunjukkan salah satu dari:

Kasus	Label	Yang dilakukan kasir
Barang baru lebih mahal	Pelanggan bayar	Pilih Metode bayar selisih: Tunai, Debit/Kredit, atau Transfer (Debit/Kredit dan Transfer muncul bila metodenya aktif di toko). Untuk Tunai isi Uang diterima (atau tekan Uang pas); layar menampilkan “Kembalian …” atau “Kurang …”. Tombol tidak aktif selama uang masih kurang.
Barang baru lebih murah	Kembalikan ke pelanggan	Pilih cara mengembalikan: Tunai dari laci atau Saldo pelanggan (lihat di bawah).
Nilai sama	Tidak ada selisih	”Nilai barang sama, tidak ada uang yang berpindah.”

Cara selisih dikembalikan

Selisih dikembalikan mengikuti cara transaksi asal dibayar, sama seperti refund:

Tunai dari laci hanya muncul bila transaksi asal dibayar (sebagian) tunai, dan uang yang keluar tidak bisa melebihi porsi tunainya.
Saldo pelanggan muncul bila transaksi punya pelanggan dan modul Deposit aktif (paket Business, atau transaksi asal dibayar penuh dari saldo).
Porsi yang dulu dibayar dari saldo selalu kembali ke saldo pelanggan, apa pun pilihan kasir.
Porsi yang dibayar QRIS, transfer, atau kartu tidak bisa dikembalikan tunai. Bila tidak ada pilihan yang tersedia, muncul “Transaksi asal tidak dibayar tunai, jadi selisih tidak bisa dikembalikan dari laci. Pilih barang pengganti yang nilainya sama atau lebih.”
Transaksi asal yang masih punya piutang belum lunas tidak bisa mengembalikan selisih.

Yang tampil di struk dan laporan

Struk penjualan baru memuat baris pembayaran Kredit Tukar Barang sebesar nilai barang yang dikembalikan, ditambah pembayaran asli untuk selisihnya bila pelanggan membayar kurang.
Kredit Tukar Barang bukan uang masuk. Laporan metode pembayaran, arus kas, dan kas shift tidak menghitungnya sebagai pemasukan. Uang yang benar-benar masuk hanya selisih yang dibayar pelanggan; uang yang keluar hanya selisih yang dikembalikan tunai.
Di detail transaksi asal, catatan audit berbunyi “Tukar barang oleh [nama] · [waktu] · alasan: [alasan]” (menggantikan “Refund oleh …”).
Di detail transaksi pengganti muncul kartu “Penjualan pengganti dari Tukar Barang. Tidak bisa direfund, di-void, atau ditukar lagi.”
Laporan penjualan netto otomatis benar karena transaksi asal tercatat sebagai terkembalikan dan transaksi baru tercatat sebagai penjualan.

Batasan

Transaksi hasil tukar tidak bisa di-refund, di-void, atau ditukar lagi. Tombolnya tidak ditampilkan.
Produk IMEI tidak bisa dipakai sebagai barang pengganti — daftar produk menampilkan “Produk IMEI belum bisa dipakai untuk tukar”.
Selisih yang dibayar pelanggan tidak bisa lewat QRIS atau payment gateway, piutang, atau saldo; hanya Tunai, Debit/Kredit, Transfer.
Hanya transaksi berstatus selesai atau sebagian direfund yang bisa ditukar. Konsinyasi yang sudah di-settle ditolak.
Transaksi yang memakai diskon, item komplimen, promo/voucher, atau tukar poin belum bisa ditukar: “Transaksi dengan diskon, komplimen, promo, atau tukar poin belum bisa ditukar. Gunakan Refund lalu buat transaksi baru.”
Barang pengganti harus produk dari katalog, dan hanya transaksi dari cabang yang bisa Anda akses yang bisa ditukar.
Bila beberapa refund dan tukar dilakukan pada transaksi yang sama, transaksi asal hanya menyimpan metode pengembalian yang terakhir.
Poin loyalti dan voucher tidak dibalik, sama seperti refund. Penjualan pengganti ikut menghasilkan poin seperti penjualan biasa.
Saat offline, tukar barang disimpan di perangkat (“Tukar barang disimpan offline”; angkanya masih perkiraan) dan dikirim saat internet tersambung. Satu transaksi hanya bisa ditukar satu kali sampai tukar sebelumnya tersinkron; bila dicoba lagi muncul “Tukar barang sebelumnya untuk transaksi ini belum tersinkron. Sambungkan internet, tunggu sinkronisasi selesai, lalu coba lagi.” Lihat Sinkronisasi & Offline.
Belum ada batas waktu penukaran, dan fitur ini baru tersedia di aplikasi kasir (belum di backoffice web).